Outlook收件箱清晰整洁技巧

您是否曾忘记过回复某封重要的邮件？或者在关键时刻发现无法找到邮箱中的重要信息？有些人在Outlook收件箱中有超过500封甚至数千封邮件，却从未认真整理。虽然搜索功能或好记性能够在80%的情况下提供帮助，但是仍有剩余20%的邮件可能未经处理就被埋没在海量信息中。

如果我们能用一套整理流程来对Outlook收件箱进行定时管理，就可以让收件箱里的一切信息都尽在掌握之中。

正文

首先，我们可以每天抽出指定的时间段来对收件箱进行整理，主要有以下3种邮件的处理方式：

我们每天都会收到大量的邮件，不是每一封邮件都有意义或者值得花费时间和精力去查看。那么对于这种邮件，我们在看过发件人和主题行确定无用后，可以直接删除避免占据收件箱的空间。

当我们在处理电子邮件的时间段里，应当立即处理重要且紧急的邮件。对于只需要3至4分钟即可处理完成的小事情，也要立即处理。因为如果将这些邮件留至后续处理，可能会不断地堆积起来，在两天后可能需要花费很久才能回忆清楚前因后果，一件件处理好。

对于这些可以立即处理的邮件，不要拖延到后面再去处理，因为那样不但会更加耗时，还可能会导致这些未处理的邮件被遗忘，埋没在收件箱的海量信息里。

当有些电子邮件无法立即处理，需要后续处理时，应该将它归档到合适的文件夹结构，或者以一种我们熟悉的方式保存它，以便下次在需要处理的时候可以立即找到它。

那么，在处理这些待归档的电子邮件时，我们可以遵循以下3种方法：

 若邮件中必要的后续操作很明确，或者邮件中包含特定的约会或时间期限的信息——将邮件转换为任务或约会。
 若邮件中需要在未来的特定时间或未来特定步骤予以答复——将邮件保存在文件夹结构中，并将它标记为未来处理。  若邮件不需要答复或其他后续操作，但是想要保存邮件以备后续查看——在文件夹结构中归档邮件即可。

我们以将电子邮件转换成任务为例，来介绍一下具体的操作步骤：
1.    右键单击收件箱中带转换的邮件，保持按住鼠标按钮。
2.    将其拖动到导航窗格底部的“任务”组按钮，松开鼠标。
3.    在弹出的快捷菜单中单击想要进行的操作。如下图所示：


4.    Outlook会打开新的任务窗体，并自动使用该邮件的主题。我们只需再添加上截止日期，必要时可以还定义一条提醒，即可完成该任务项的设置。
5.    保存并关闭新任务。
如下图所示：

 

后续该任务就会出现在任务列表中了。如下图所示：

在步骤3中，建议使用“作为带附件的任务复制或移动至此处”，因为“作为带文本的任务复制到此处”会将整个电子邮件的内容（包括邮件头部，如发件人等信息）全部作为文本插入到任务的说明窗格中。
而“作为带附件的任务移至此处”的话，会自动从收件箱中删除该电子邮件，并将其以附件图标的形式插入到任务中。在任务窗格中双击插入的信封图标就可以打开阅读，并且还可以在双击打开后对该邮件进行“答复”、“转发”和“全部答复”等操作，就好像在收件箱中打开的普通邮件一样。

3.2         使用标志来标记需要未来处理的电子邮件

在需要标记的电子邮件上单击右键，选择“后续标志”即可。如下图所示。
 

接下来，就可以在待办事项列表中找到该事项。

注意如果该项待办事项完成的话要选择“标记完成”，或者鼠标左键点击“旗帜标志”，不能删除待办事项，否则会把原邮件也一同删除。

在导航窗格中的“收件箱”上右键，选择“新建文件夹”，就会在收件箱的下方创建一个新的子文件夹，可以命名新的文件夹。如下图所示：

将需要归档的邮件选中，直接用鼠标拖拽到相应的文件夹即可。至于需要按照什么逻辑来设置文件夹，需要设置多少个文件夹，这就取决于大家不同的工作领域和个人思维方式了。

只要大家能熟练应用以上这些方法，按照每天分配的时间段来整理Outlook收件箱，就可以让收件箱一直维持清晰整洁，既保证我们的工作能有条不紊地进行，又能提高工作的效率。

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