如何保持Outlook收件箱清晰整洁

首先，我们可以每天抽出指定的时间段来对收件箱进行整理，主要有以下3种邮件的处理方式：

一   删除无用的邮件我们每天都会收到大量的邮件，不是每一封邮件都有意义或者值得花费时间和精力去查看。那么对于这种邮件，我们在看过发件人和主题行确定无用后，可以直接删除避免占据收件箱的空间。二   立即处理可以现在执行的邮件当我们在处理电子邮件的时间段里，应当立即处理重要且紧急的邮件。对于只需要3至4分钟即可处理完成的小事情，也要立即处理。因为如果将这些邮件留至后续处理，可能会不断地堆积起来，在两天后可能需要花费很久才能回忆清楚前因后果，一件件处理好。
对于这些可以立即处理的邮件，不要拖延到后面再去处理，因为那样不但会更加耗时，还可能会导致这些未处理的邮件被遗忘，埋没在收件箱的海量信息里。三   归档待处理的电子邮件当有些电子邮件无法立即处理，需要后续处理时，应该将它归档到合适的文件夹结构，或者以一种我们熟悉的方式保存它，以便下次在需要处理的时候可以立即找到它。
那么，在处理这些待归档的电子邮件时，我们可以遵循以下3种方法：
 若邮件中必要的后续操作很明确，或者邮件中包含特定的约会或时间期限的信息——将邮件转换为任务或约会。
 若邮件中需要在未来的特定时间或未来特定步骤予以答复——将邮件保存在文件夹结构中，并将它标记为未来处理。  若邮件不需要答复或其他后续操作，但是想要保存邮件以备后续查看——在文件夹结构中归档邮件即可。3.1       将电子邮件转换成任务或约会我们以将电子邮件转换成任务为例，来介绍一下具体的操作步骤：
1.    右键单击收件箱中带转换的邮件，保持按住鼠标按钮。
2.    将其拖动到导航窗格底部的“任务”组按钮，松开鼠标。
3.    在弹出的快捷菜单中单击想要进行的操作。如下图所示：


4.    Outlook会打开新的任务窗体，并自动使用该邮件的主题。我们只需再添加上截止日期，必要时可以还定义一条提醒，即可完成该任务项的设置。
5.    保存并关闭新任务。
如下图所示：

 















后续该任务就会出现在任务列表中了。如下图所示：

在步骤3中，建议使用“作为带附件的任务复制或移动至此处”，因为“作为带文本的任务复制到此处”会将整个电子邮件的内容（包括邮件头部，如发件人等信息）全部作为文本插入到任务的说明窗格中。
而“作为带附件的任务移至此处”的话，会自动从收件箱中删除该电子邮件，并将其以附件图标的形式插入到任务中。在任务窗格中双击插入的信封图标就可以打开阅读，并且还可以在双击打开后对该邮件进行“答复”、“转发”和“全部答复”等操作，就好像在收件箱中打开的普通邮件一样。

3.2         使用标志来标记需要未来处理的电子邮件在需要标记的电子邮件上单击右键，选择“后续标志”即可。如下图所示。
 

   

接下来，就可以在待办事项列表中找到该事项。
注意如果该项待办事项完成的话要选择“标记完成”，或者鼠标左键点击“旗帜标志”，不能删除待办事项，否则会把原邮件也一同删除。3.3         创建和使用自己的文件夹系统来归档待处理的邮件 

   

在导航窗格中的“收件箱”上右键，选择“新建文件夹”，就会在收件箱的下方创建一个新的子文件夹，可以命名新的文件夹。如下图所示：
将需要归档的邮件选中，直接用鼠标拖拽到相应的文件夹即可。至于需要按照什么逻辑来设置文件夹，需要设置多少个文件夹，这就取决于大家不同的工作领域和个人思维方式了。只要大家能熟练应用以上这些方法，按照每天分配的时间段来整理Outlook收件箱，就可以让收件箱一直维持清晰整洁，既保证我们的工作能有条不紊地进行，又能提高工作的效率。

以上就是如何保持Outlook收件箱清晰整洁的全部内容，望能这篇如何保持Outlook收件箱清晰整洁可以帮助您解决问题，能够解决大家的实际问题是谜爱阁生活网一直努力的方向和目标。