Excel和Access实现学生学籍、成绩的信息化管理

一、用Excel建立学生、学籍成绩数据清单
要对学生的学籍、成绩实现计算机管理，首先要将学生的基本信息录入计算机，建立相应的数据清单。学年初将全校学生的花名册录入Excel中建立一个工作薄（取名为学生花名册），在这个工作薄中以每一个班为单位分别建立工作表（工作表的内容包括学籍号、学生姓名、性别、出生年月、家庭住址、家长姓名、联系电话等内容，并以班级名称取名），然后这个工作薄中还要建立以年级为单位的工作表（将同年级各班的名册通过粘贴性连接建立在同一个工作表中，这样班级学生异动后，年级名册相应变化，并以年级名称取名）。
二、使用管理
数据清单建立好后，接下来就是如何应用的问题，经过长期的实践，我认为主要表现在以下几方面。
1、 学期初的学籍管理
（1）异动生情况的清理。在每学期开学前，将全校各班的花名册打印出来，发给各班主任。这样班主任在学生报名注册时，就显得很轻松，来的学生在备注栏内打“√”，未到的打“×”并注明原因（转出、休学、流失、在外借读等），新来的学生则直接加在学生花名册的后面，并注明原因（转入、复学、外来借读等）。当花名册返回教务处后，全校学生的异动生花名册自然就很容易清理出来了。
（2）、用Excel中的函数Countif及Counta分别实现男女及总人数的统计。函数Countif是计算某个区域中满足给定条件的单元格的个数，所以用它来统计男、女的人数是非常适合的，具体形式如下：Countif（c2:c49,”男”）。 函数Counta是计算参数表中非空单元格的个数（不用Count是它计算出来的单元格个数包括空白单元格），具体形式如下：Counta（c2:c49）。
（3）、报表输出--学籍卡打印：在Access中新建一个数据库，取名为“学籍”，然后在“文件”菜单中“获取外部数据”，选“导入”或“链接”，在此对话框中的类型中选“Microffice Excel”中相应目录中的“学生花名册”文件，然后用鼠标依次点击“下一步”，完成导入表（导入的应该是“一年级工作表”，学籍卡的建立都是新生入学时进行）的工作。再建立窗体，选“新建”后用鼠标依次点击“下一步”（在表格类型中选纵栏，这样才可能有比较多的学籍信息），然后在进行“设计”，在此“视图”中将采集到的学生信息，设计成你所需要的学籍卡样式（调整各种信息栏的大小和位置）。还可以使用数码相机将学生的相片录入学籍档案中。
2、 学期末的成绩管理
期末考试后，将学生的成绩录入在相应班级相应学生的学科栏内（整个工作薄都按相同的学科顺序）。
（1）、成绩分析：用Excel函数实现成绩统计及分析
计算学生的总分及对学生的总分及某个学科进行排序。在学科最后增加一个合计栏，先选中某生这次考试所有学科的成绩，然后使用Excel中的“∑”函数，在该生后面的合计栏内鼠标点击即可。要在全班或全年级进行排序，等全部学生成绩计算好后，选中合计栏或某个学科栏，鼠标点击Excel中的A--Z↑或A--Z↓函数即可。
计算各学科的平均分，及格率，优生率等。平均分的计算：Average（h2:h49）或者用∑/Counta(h2:h49)；及格率的计算：Countif(h2:h49,”>=60”)/Counta(h2:h49)；优生率的计算：Countif(h2:h49,”>=80”)/ Counta(h2:h49)；利用Excel函数还可实现其他人们所要求的分析计算。
（2）、报表输出--成绩通知单：利用建立学籍卡的方法，可以实现学生成绩通知单的报表输出，只是学籍卡是建立窗体，而通知单是建立报表，在设计视图中各字段大小调整后，将页眉中标题字段剪下粘贴到主体中，这样每个学生成绩单上都有标题。注意列宽应比页面宽度小，否则有空页。
用同样的方法可以将“普九”档案中的户口花名册录入Excel中建立另一个工作薄，分13岁、14岁、15岁和17岁建立工作表（普九档案既要打印户口花名册又要打印分年龄分班级的花名册）。然后打印各年龄段的户口花名册，并实现计算机计数，避免人工出错。在Excel中确定少年户口花名册的学校班级（打开户口花名册，选中某人，再打开在校生花名册，使用“编辑”中的“查找”或“数据”中的“记录单”功能，将户口花名册中的少年落实到班级），并按学校班级排序，实现打印在校生分年龄段花名册，计数男女及总人数。
当然，Excel和Access具有非常强大的功能，我们可以在工作中不断实践，使它能更好地为人类服务，大大地提高我们的工作质量和效率。

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